출간 전 연재

《'찐'팀장의 슬기로운 회사생활》

2021.01.22

회사에서 '보고' 잘 하는 방법 

보고는 결론부터 말하는 게 좋다

 

나는 TO, CC(참조), 시스템에서 자동으로 발송되는 이메일까지 합하면 하루에 300건이 넘는 이메일을 받고 있고, 때에 따라서는 여러 미팅에 참석해야 하는 날들도 있기 때문에, 제한된 시간에 많은 업무를 하려면 업무를 효율적으로 해야 한다. 그렇지 않으면, 해야 할 일들이 계속 쌓일 수밖에 없다.

그런데 한마디, 한 문장이면 끝날 보고, 확인을 여러 문장을 통해 보고, 확인을 해야 한다면 얼마나 비효율적인가? 물론 심도 있게 여러 정보를 확인하고, 여러 번의 보고, 검토, 논의를 통해 결정해야 할 때는 그렇게 해야 하지만, 대부분의 일은 그렇지 않다. 특히 상사에게 보고를 할 때는 상사가 원하는 정보만 간단명료하게 전달을 해야 한다.

김 사원은 학창 시절부터 말도 잘하고 이야기하는 것을 좋아해서, 무엇 하나를 물어보면 해당 정보뿐 아니라 비유, 인용을 이용하여 자세하게 대답하여, 주변에서 아는 것이 많고, 말도 잘한다고 칭찬을 많이 받았다. 그런 그가 입사해서 처음으로 팀장에게 업무 보고를 할 때, 팀장이 매우 불만족스러워하고, 답답해하는 모습을 보고 이해가 되지 않았는데, 그 이유는 다음의 두 사례를 비교해보면 알 수 있다.

 

 

부적합 사례

 

진 팀장: 김 사원! S사에 2020년 품질 개선 TFT 자료 보냈나요?

김 사원: 아… S사의 최근 기능 불량을 개선하기 위해, 향후 3개월 동안 진행될 대책서를 말씀하시는 거죠?

진 팀장: 네, 맞습니다.

김 사원: 개선 대책서에는 문제에 대한 원인, 개선책, 그에 대한 효과성도 있어야 하기 때문에, 유관부서뿐만 아니라 S사 하고도 충분한 사전 조율이 필요합니다.

진 팀장: 네, 당연하죠. 그래서 보냈나요?

김 사원: 제가 요즘 다른 긴급한 업무들이 많아서요. 어제도 밤늦게 퇴근할 정도로 바쁩니다.

진 팀장: 네, 고생이 많네요.

김 사원: 고생은 뭘요. 매일 그런 것도 아니고, 책임감을 가지고 주어진 업무를 수행해야죠.

진 팀장: 네, 잘 알겠고요. 그래서 S사에 2020년 품질 개선 TFT 자료 보냈나요?

김 사원: 아직 못 보냈습니다….

 

적합 사례

 

진 팀장: 이 사원! S사에 2020년 품질 개선 TFT 자료 보냈나요?

이 사원: 아직 못 보냈습니다. 명일까지 보내도 될까요?

진 팀장: 네! 다소 늦은 감은 있지만 명일이라도 보내 주시기 바랍니다.

이 사원: 네, 알겠습니다.

 

 

진 팀장은 S사에 2020년 품질 개선 TFT 자료를 보냈는지, 아직 보내지 않았다면 언제 보낼 수 있는지, 두 가지 정보만 확인하고 싶었는데, 부적합 사례에서는 불필요한 여러 정보 전달로 효율적인 보고/커뮤니케이션이 되지 못하고 있다. 물론 충분한 시간이 있으면 이런저런 모든 상황을 다 알면 좋겠지만, 업무 시간은 제한적이기 때문에, 효율적인 업무를 위해서는 원하는 정보만 간단명료하게 전달, 보고하는 게 중요하다.

 

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